Xem nhanh
Tùy vào yêu cầu của mỗi đơn hàng cũng như chính sách của mỗi công ty, việc giao nhận hàng nhập khẩu sẽ có quy trình đặc thù riêng. Tuy nhiên về cơ bản thì quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL sẽ có 10 bước cơ bản như như sau:
Kiểm tra và xác nhận bộ chứng từ
Sau khi các bên đã thỏa thuận, thống nhất về giá và ký hợp đồng giao nhận. Bên khách hàng sẽ gửi cho nhân viên chứng từ một bộ chứng từ bao gồ: Sales Contract, Packing List, Commercial Invoice, Bill of Lading, kèm theo đó là các thông tin quan trọng như thông tin – số hiệu tàu, tàu dự kiến cập cảng,…
Nhân viên chứng từ rà soát, kiểm tra các thông tin giữa các loại chứng từ nêu ở trên có trùng khớp với nhau hay không, đảm bảo mọi thông tin cần thiết chính xác và đầy đủ. Nếu xảy ra thiếu sót và bất ngờ không trùng khớp giữa các thông tin của chứng từ. Lúc đấy nhân viên chứng từ sẽ lập tức liên hệ với bạn để điều chỉnh kịp thời.
Lấy lệnh giao hàng D/ O
Lệnh giao hàng D/ O là “Delivery Order”, đây là chứng từ quan trọng trong quy trình giao nhận hàng nguyên container. D/ O có thể do công ty vận chuyển (có thể là hãng tàu hoặc forwarder) phát hành, dùng để chỉ thị cho đơn vị đang lưu kho giữ hàng tại cảng giao hàng cho chủ hàng chỉ định.
Thông thường bạn sẽ nhận giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) khoảng 1 – 2 ngày. Nhân viên sẽ mang giấy giới thiệu của bên công ty khách hàng, tới hãng tàu để lấy lệnh giao hàng D/ O. Nhưng nếu là lệnh nối thì có thể bạn sẽ phải đến đại lý giao nhận chỉ định khác.
Đối với hà nguyên container FCL (Full Container Load). D/O (Delivery Order) là một chứng từ quan trọng được sử dụng để chỉ định đơn vị lưu kho tại cảng. Tuy nhiên, theo yêu cầu của từng hãng tàu, nhân viên giao nhận cần phải thực hiện việc làm giấy mượn container.
Trên D/O sẽ được đóng dấu là “HÀNG GIAO THẲNG” nếu là hàng giao thẳng. Hoặc “HÀNG RÚT RUỘT” cùng với ghi chú thời gian hết hạn nếu là hàng rút ruột.
Sau đó, nhân viên giao hàng sẽ ký vào 01 bản D/O được hãng tàu cung cấp và bản này sẽ được hãng tàu giữ lại để lưu trữ. Nếu phát sinh trục trặc, bản D/O này sẽ giúp họ xác nhận đã hoàn tất việc trao lệnh D/O. Bên cạnh đó, người giao nhận cần phải đối chiếu các thông tin giữa B/L (Bill of Lading) và D/O và yêu cầu hãng tàu sửa ngay nếu phát hiện sai lệch.
>> Xem thêm: [Cập Nhật] Cước phí giao hành nhanh mới nhất năm 2024
Đóng thuế và khai quan hải quan điện tử
Bạn có thể khai báo hải quan điện tử cùng lúc với việc lấy lệnh giao hàng D/O, để tiết kiệm thời gian đáng kể. Trước khi có hình thức khai báo điện tử, bên nhập hàng phải điền tờ khai thủ công. Sau đó phải đem đến hải quan để nhập thông tin.
Việc này rất phiền phức và mất thời gian, nếu điền sai, bắt buộc phải điền lại. Nhờ vào tờ khai điện tử, quá trình trở nên nhanh chóng hơn rất nhiều, nếu điền sai thì sẽ có thông báo điều chỉnh ngay.
Còn nếu được thông báo luồng xanh, xem như bạn đã hoàn thành phần khai báo điện tử, mọi thứ suôn sẻ. Nhưng nếu là luồng vàng cần bổ sung sửa đổi và sẽ phải kiểm tra chứng từ gốc. Còn luồng đỏ bên cạnh kiểm tra chứng từ gốc còn sẽ phải kiểm tra hàng hóa trực tiếp.
Khi đó bạn sẽ nhận được tờ khai hải quan hàng nhập và bạn chỉ cần in ra và tiến hành liên hệ với khách hàng để nộp thế.
Thực hiện đăng ký tờ khai hải quan tại cảng
Khi đã đăng ký hải quan và in tờ khai, bạn sẽ phải chuẩn bị hồ sơ để đăng ký tại cảng. Cụ thể như sau:
- Tờ khai hải quan nhập khẩu
- Invoice
- Vận đơn (B/L)
- C/O
- Packing list
- Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước
- Giấy giới thiệu
- Đăng ký kiểm hóa (trường hợp luồng đỏ)
Sau khi đã nộp cơ quan hải quan tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra. Nếu như không có gì xảy ra thì chuyển hồ sơ sang bộ phận tính giá thuế để đảm bảo mức thuế cần đóng.
Trả tờ khai hải quan
Sau khi đã kiểm tra chứng từ hoàn tất, đóng dấu, rồi sau đó sẽ được chuyển sang cửa trả tờ khai hải quan. Lúc này, nhân viên giao nhận sẽ mua tem để dán vào tờ khai (tem được ví như lệ phí hải quan).
Bộ hồ sơ trả về bao gồm: Tờ khai hải quan đóng dấu, phiếu kết quả kiểm tra chứng từ (nếu là luồng đỏ sẽ ghi thêm phiếu kiểm tra hàng hóa). Và nhân viên giao hàng sẽ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ đã đầy đủ, nếu đã đủ thì tiến hành bước tiếp theo.
Xuất phiếu EIR
Phiếu EIR còn được gọi là phiếu giao nhận container, nó chính là phơi phiếu xác nhận tình trạng container.
Và để xuất được phiếu này, thì nhân viên sẽ phải đến phòng Thượng vụ tại cảng để nộp giao lệnh D/ O đã có dấu giao thẳng của hãng tàu. Sau đó, nhân viên giao nhận cần thanh toán phí nâng/hạ và lưu container.
Thanh lý hải quan
Hiện nay, với sự phát triển của khoa học, công nghệ hỗ trợ thanh lý hải quan giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian trong việc thanh lý cổng. Điều hạn chế là thủ tục này chỉ áp dụng cho các tờ khai hải quan được mở ở khu vực I của Hải quan Sài Gòn. Trong khi đó, ở các khu vực khác, vẫn phải thực hiện theo cách truyền thống.
Để thực hiện thanh lý hải quan cổng, nhân viên giao nhận sẽ cần mang theo bộ sơ gồm:
- Lệnh giao hàng D/O.
- Phiếu EIR.
- Tờ khai hải quan (bao gồm bản chính và bản sao).
- Cùng danh sách container.
Vào cảng lấy hàng
Tại thời điểm này, quy trình giao nhận hàng nhập khẩu container đã được hoàn thành. Nhân viên giao nhận chỉ cần trao phiếu EIR, danh sách container và giấy mượn container cho tài xế vận chuyển. Sau đó lái xe sẽ đến cảng hoặc ICD để nhận hàng.
Trả vỏ container rỗng cho hãng tàu và nhận cước
Sau khi đã hoàn tất việc rút hàng, tài xế sẽ dựa trên chỉ định, được ghi trên giấy mượn container. Để mang container trả về lại cho cảng hoặc ICD. Tiếp theo, nhân viên giao nhận sẽ đưa phiếu EIR, giấy mượn container và phiếu thu đến đại lý hãng tàu. Và thực hiện thủ tục hoàn trả tiền cọc container đã đóng trước đó.
Quyết toán và lưu hồ sơ
Trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container, bước cuối cùng là hoàn thiện hồ sơ. Sau khi hoàn tất thông quan nhập hàng và chuyển hàng cho khách. Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra và sắp xếp đầy đủ các chứng từ thành bộ hoàn chỉnh.
Một bộ sẽ trao trả lại cho khách hàng và một bộ sẽ được lưu trữ. Khách hàng sẽ nhận được một bản Debit Note (Giấy báo nợ).
Hy vọng quy trình chi tiết trong giao hàng nguyên FCL, sẽ hỗ trợ cho bạn phần nào trong quá trình làm việc.
>> Xem thêm: 3PL là viết tắt của từ gì? Ưu nhược điểm của 3PL trong ngành Logistics
