Đối với một doanh nghiệp, việc quản lý kho hàng cũng giống như việc quản lý hậu cần cho một cuộc chiến đầy cam go trên thương trường vậy. Hậu cần không tốt thì làm sao tiền tuyến có đủ nguồn lực để cạnh tranh đây. Chính vì thế việc quản lý kho hàng cũng rất quan trọng, phải xây dựng được một hệ thống chuyên nghiệp với những công việc định kì được làm cẩn thận và rõ ràng. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng đều nhận thức đúng đắn được điều này, dẫn đến những sai lầm không đáng có. Trong bài viết này chúng tôi sẽ đưa ra một số sai lầm khi quản lý kho mà bạn cần tránh để có thể quản lý kho hàng tốt nhất.
1. Không xác định số lượng tồn kho tối ưu
Xác định hàng tồn kho tối ưu là việc xác định tất cả số lượng hàng hóa được duy trì trong kho với mức vừa đủ để có thể cung cấp cho việc kinh doanh của công ty lại vừa tiết kiệm chi phí bảo quản và lưu trữ kho tối đa. Đây là một khâu rất quan trọng, cần được làm định kỳ để có thể duy trì sự ổn định của quá trình kinh doanh. Nếu như doanh nghiệp không làm tốt, không có kế hoạch rõ ràng sẽ rất dễ dẫn đến sự gián đoạn khi gặp phải các rủi ro không lường trước đến từ biến động thị trường.
Xác định lượng hàng tồn tối ưu còn giúp cho doanh nghiệp sắp xếp được nguồn lực quản lý được một cách tốt nhất, không quá nhiều dẫn đến tình trạng lãng phí và cũng không quá ít so với nhu cầu.
2. Hàng hóa sắp xếp không hợp lý
Là một doanh nghiệp đều được lên kế hoạch tỉ mỉ từ khâu chuẩn bị cho đến khâu vận hành, không có lý do gì để bạn cẩu thả khi sắp xếp hàng hóa trong kho. Những sản phẩm phải được phân loại, đưa vào các khu riêng biệt, xếp thành từng lô tùy sẽ vào kích thước, hạn dùng, hay điều kiện bảo quản.
Việc sắp xếp kho hàng khoa học hàng hóa giúp cho doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được diện tích kho bãi, thời gian, sức lực đồng thời làm tăng năng suất lao động cùng việc tra xuất, quản lý, kiểm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn. Nên bố trí hàng hóa theo một nguyên tắc nhất định, loại hàng nào có nhu cầu cần gấp, nhiều hơn thì đưa ra đầu và hàng nào dễ vỡ thì sẽ đặt tại nơi ít phải va chạm,…
Đừng nghĩ rằng sắp xếp hàng hóa chỉ là một việc đơn giản mà bỏ qua, nó không những khiến cho công việc của bạn diễn ra thuận lợi mà còn đánh giá được khả năng quản lý của bạn.
Xem thêm: Cách thiết kế kho chứa hàng, kho xưởng thông mình và tiện nghi
3. Không kiểm tra kho hàng thường xuyên
Một trong các sai lầm nghiêm trọng trong công đoạn quản lý kho hàng là không thường xuyên kiểm lại hàng tồn. Nhiều người thường ngại đến việc kho quá lớn, hàng chứa quá nhiều mà không muốn kiểm tra sát sao về số lượng và tình trạng của hàng trong kho. Việc này sẽ dẫn đến hàng hóa bị thất thoát, hỏng hóc hay hết hạn mà các doanh nghiệp không biết, đến khi cần dùng lại thì không đáp ứng được nhu cầu.
Việc kiểm tra hàng theo đúng định kỳ giúp cho doanh nghiệp xác định được sản phẩm nào còn, sản phẩm nào hết để có được kế hoạch nhập – xuất phù hợp. Ngoài ra, bạn còn có thể đánh giá được lượng tiêu thụ của mặt hàng nào đó dựa vào số lượng việc lưu chuyển hàng trong kho, từ đó nhận biết được nhu cầu thị trường đúng đắn để đưa ra các chiến lược cạnh tranh.
4. Trang thiết bị quản lý không đầy đủ và lạc hậu
Như đã nói, kho hàng giống như một đội hậu cần của doanh nghiệp, nếu không bảo vệ chu toàn sẽ không đề phòng được các rủi ro bất ngờ. Trong khi đó sức lực của con người có hạn, khả năng cũng sẽ bị hạn chế, nên đi kèm với việc thuê nhân viên quản lý doanh nghiệp nên trang bị thêm những thiết bị hỗ trợ hiện đại.
Ngoài những trang bị liên quan đến việc bảo quản, bốc dỡ, vận chuyển thì chúng tôi khuyên các doanh nghiệp nên sử dụng một phần mềm quản lý kho giúp bạn quản lý kho hàng hiệu quả. Hiện nay trên thị trường đang có rất nhiều phần mềm như thế, thậm chí ngoài chức năng quản lý kho ra còn có thêm nghiệp vụ kế toán hay bán hàng, rất tiện lợi, giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian.
Bạn có thể tham khảo thêm: [Chia sẻ] Kiến thức quy trình quản lý hàng tồn kho
