Xem nhanh
Các công việc cần làm khi chuyển văn phòng không hề đơn giản. Nếu chúng ta không lập danh sách các việc cần làm khi vận chuyển văn phòng trước thì sẽ gặp nhiều khó khăn và thiếu sót.
Chuyển nhà đã khó rồi chuyển văn phòng lại càng khó nữa. Bởi văn phòng là nơi làm việc cả một tập thể. Nên làm sao để công việc chuyển văn phòng luôn diễn ra thuận tiện nhất là điều không hề dễ.
Vì thế mà trong bài viết này sẽ tổng hợp những việc cần làm khi chuyển văn phòng mà chúng ta cần phải lưu ý. Hy vọng những thông tin của 247Express sẽ giúp ích nhiều cho các đơn vị doanh nghiệp.
Xác định trước thời gian dọn đi và chuyển đến
Chuyển văn phòng không thể nào một nhân viên có thể làm được mà cần phải có nhiều người. Không chỉ là những thiết bị chung của văn phòng mà còn là những đồ dùng cá nhân của tập thể nhân viên. Vì thế, chỉ có đội ngũ mới có thể chuyển văn phòng an toàn được.
Nên việc bạn xác định trước thời gian dọn đi và chuyển đến là rất quan trọng. Không chỉ vậy còn giúp cho chúng ta rõ ràng hơn trong khâu hợp đồng.
Đó chính là chấm dứt hợp đồng với văn phòng cũ và ký hợp đồng khi thuê tại địa điểm mới. Hơn nữa, còn giúp chúng ta có khoảng thời gian tốt để chuẩn bị thu xếp đồ đạc, tạo được thế chủ động hơn trong mọi tình huống phát sinh.
Bên cạnh đó, việc ấn định thời gian vận chuyển còn giúp cho bên đơn vị dịch vụ chuyển đồ đến đúng hẹn. Theo kinh nghiệm thì thời gian hợp lý nhất để chuyển văn phòng là vào cuối tuần. Nó sẽ ít ảnh hưởng đến công việc của công ty.
Hơn thế, các nhân viên trong công ty cũng sẽ phụ giúp được một phần. Ngoài ra nên lựa chọn những dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp để thời gian được nhanh gọn hơn. Từ đó góp phần tiết kiệm được công sức của cả 2 bên.
Có thể bạn quan tâm: Xem ngày chuyển phòng làm việc
Lập kế hoạch công việc chuyển văn phòng
Việc làm này rất là tốn kém đối với những công ty khi có ý định chuyển đồ. Vậy nên cần phải lên kế hoạch trước, danh sách cụ thể để xác định rõ khoản chi phí bỏ ra, ngân sách thực hiện. Và những điểm mà chúng ta cần phải chú ý nhất là:
Thiết kế và trang trí nội thất
Khi đến văn phòng mới, chúng ta phải set up lại mọi thứ. Chủ yếu làm sao để văn phòng đơn giản, thuận lợi, giúp cho không gian môi trường làm việc luôn thoải mái nhất.
Nếu điều kiện kinh tế cho phép, hãy trang trí nội thất hài hòa. Chúng ta có thể nhờ đến sự hỗ trợ của các chuyên gia để công việc trở nên dễ dàng.
Mua sắm bổ sung, thay thế thiết bị trong văn phòng
Một ví dụ đơn giản là khi muốn mở rộng quy mô văn phòng của bạn và tuyển thêm nhân lực thì chuyển văn phòng là điều hợp lý nhất. Bên cạnh đó, chúng ta cần bổ sung thêm các đồ nội thất, trang bị thêm thiết bị để phục vụ công việc tốt hơn.
Để tiết kiệm bạn có thể sử dụng lại đồ nội thất cũ. Bên cạnh đó là bổ sung thêm những đồ còn thiếu. Hoặc nếu có điều kiện hơn có thể thay hết toàn bộ để văn phòng công ty trở nên đồng nhất hơn.
Thay đổi địa chỉ trên giấy tờ
Chúng ta không được quên công việc này. Mọi liên lạc của khách hàng, đối tác làm ăn cần được biết địa chỉ mới.
Việc này sẽ giúp cho công ty của bạn vẫn giữ được lượng khách hàng ổn định và cần phải thông báo với khách hàng ít nhất là trước 3 tháng khi chính thức chuyển đi.
Di chuyển điện thoại internet
Internet là phần tâm hồn của mọi công ty. Vậy nên văn phòng luôn bắt buộc phải có điện thoại và internet. Chi phí để mua mới lại phần dây này khá tốn kém.
Vì thế bạn nên tháo lắp các thiết bị hỗ trợ cũ chuyển đến văn phòng mới. Và nên nhờ những chuyên viên trong lĩnh vực này trợ giúp. Vừa đảm bảo nhanh gọn, hiệu quả và vừa hạn chế sai sót dễ xảy ra.
Chuẩn bị những dụng cụ để đóng gói
Cũng giống như chuyển nhà, việc cần làm khi chuyển văn phòng là phải đóng gói mọi thứ. Và cần phải chuẩn bị tốt những dụng cụ hỗ trợ để đảm bảo nguyên vẹn cho đồ dùng. Thùng giấy, băng keo… là những món đóng gói không thể thiếu.
Nó sẽ giúp cho việc chuyển đồ đạc trở nên dễ dàng hơn và nó cũng giúp không bỏ sót đồ vật nào, còn bảo quản trên đường vận chuyển không bị vỡ, hư hỏng.
Tùy theo khả năng tài chính của doanh nghiệp, có thể nhờ sự trợ giúp của đội ngũ nhân viên của mình. Hoặc thuê dịch vụ chuyển văn phòng để có thể hiệu quả hơn. Vừa nhanh gọn, lại an toàn hơn với các thiết bị máy móc.
Hoàn tất trả mặt bằng và thay mặt bằng mới
Đây là việc làm cần thiết để chính thức chấm dứt hợp đồng với văn phòng cũ và bắt đầu tiếp nhận mặt bằng mới.
Tùy theo quy định có trong hợp đồng mà thực hiện nghi thức bàn giao. Thường thì các đường dây điện, máy lạnh điều hòa… đều phải gỡ bỏ và trả lại hiện trạng như ban đầu.
Khi đến văn phòng mới thì cũng đồng nghĩa với việc là chúng ta lại bắt đầu lại từ đầu. Từ hợp đồng cho thuê, trao đổi với chủ quản lý của tòa nhà, tiền cọc thuê mặt bằng phải làm rõ ràng. Sau đó là tiến hàng chỉnh sửa, lắp đặt lại cho thuận tiện nhất.
Trên đây là toàn bộ các công việc cần làm khi chuyển văn phòng. Các thông tin này sẽ giúp được rất nhiều cho các doanh nghiệp lớn nhỏ.
Khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng thì hãy liên hệ với 247Express. Đây là địa chỉ hiện đang được rất nhiều khách hàng tin cậy.
Và nếu bạn cần thêm kinh nghiệm chuyển văn phòng hợp phong thủy hãy tham khảo tại đây
