Xem nhanh
Ngày nay, hoạt động mua bán hàng hóa phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên, các công đoạn của quá trình mua bán như thanh toán, đặt hàng và đặc biệt là giao nhận đều ẩn chứa các rủi ro nhất định. Vì vậy, để đảm bảo an toàn và quyền lợi cho quá trình giao nhận hàng hóa thì biên bản giao hàng hóa là một chứng từ vô cùng cần thiết. Sau đây, 247Express sẽ giới thiệu với bạn mẫu biên bản bàn giao hàng hóa chuẩn nhất 2020.
1. BIÊN BẢN BÀN GIAO HÀNG HÓA LÀ GÌ?
Biên bản bàn giao hàng hóa là một chứng từ dùng để xác nhận sự giao nhận hàng hóa đã tiến hành trên thực tế đúng như thỏa thuận đã ký kết trong hợp đồng. Đồng thời cũng là văn bản xác nhận trách nhiệm giữa các bên ký kết khi xảy ra tranh chấp.
Ký nhận biên bản bàn giao hàng hóa đây là thủ tục không thể thiếu trong các giao dịch hàng hóa. Khi công việc bàn giao được thực hiện, các bên cùng theo dõi, ký kết để xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ và đảm bảo quyền lợi của các bên đã được thực hiện đủ và đúng.
2. CHỨC NĂNG CỦA BIÊN BẢN GIAO HÀNG HÓA
Hoạt động trao đổi giao thương mua bán cứ ngỡ là đơn giản nhưng lại có thể xảy ra nhiều số rủi ro không ai ngờ trước được. Vì vậy biên bản giao nhận có những cơ sở để đảm bảo tính xác thực của giao dịch sau đây:
- Về mặt kinh doanh, biên bản giao hàng có chức năng xác nhận sự giao nhận hàng hóa đã được tiến hành giữa các bên đúng như thỏa thuận trong hợp đồng vận chuyển hàng hóa đã ký.
- Về mặt pháp lý, biên bản bàn giao hàng hóa là căn cứ xác thực để xác định trách nhiệm của các bên liên quan. Dùng để giải quyết những tranh chấp hoặc vấn đề nảy sinh giữa các bên trong giao dịch mua bán hàng hóa.
- Biên bản giao nhận hàng hóa chính là một thủ tục cần thiết cho quá trình giao nhận hàng hóa, đồ đạc mang tính minh bạch và công khai. Biên bản giao hàng giúp xác định đặc điểm, số lượng, giá trị và thời điểm hoàn tất cho bên bán hàng hóa và cũng là cơ sở để người nhận hàng kiểm tra và xác nhận lại hàng hóa của mình đã mua.
3. NỘI DUNG CỦA BIÊN BẢN BÀN GIAO HÀNG HÓA
Trước đây, hầu hết các cá nhân hoặc hộ kinh doanh nhỏ lẻ vẫn làm việc theo thỏa thuận miệng nên mẫu biên giao nhận hàng hóa còn khá xa lạ. Tuy nhiên không ít vấn đề nảy sinh đã khiến nhiều người tìm đến biên bản giao nhận để đảm bảo quyền lợi của mình, hạn chế tối đa các mâu thuẫn tranh chấp không đáng có.
Thông thường tùy thuộc vào đặc điểm và tính chất của mặt hàng mà các mẫu biên bản hàng hóa có nội dung khác nhau. Nhưng một mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chuẩn và chính xác phải có những nội dung cơ bản như sau:
- Thông tin tháng, năm, ngày thực hiện giao nhận.
- Tên gọi của cá nhân người bán hàng/đơn vị/ tổ chức/ doanh nghiệp bán hàng.
- Thông tin bên mua hàng: địa chỉ, tên của công ty, tên gọi và chức vụ cá nhân người đại diện, số điện thoại, fax,…
- Thông tin bên bán hàng: địa chỉ, tên gọi của công ty, tên gọi và chức vụ cá nhân người đại diện, số điện thoại, fax,…
- Xác nhận và ký tên của các bên tham gia mua bán hàng hóa.
- Thông tin về hàng hóa: số lượng, tên hàng, quy cách/ chủng loại, đơn giá, ghi chú.
Giao dịch mua bán hàng hóa dù có quy mô lớn hay nhỏ cũng nên cần có biên bản giao nhận. Biểu mẫu biên bàn giao hàng hóa sẽ được sao chép và soạn thành 2 bản có giá trị pháp lý hoàn toàn giống nhau, mỗi bên giữ 1 bản để làm nên căn cứ để khi có tranh chấp hoặc các vấn đề phát sinh sau đó. Giá trị pháp lý đều được thực thi và áp dụng đồng đều cho cả hai mẫu biên bản giao nhận này.
4. CÁC LƯU Ý KHÔNG THỂ BỎ QUA KHI LÀM BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA
4.1 Mọi thông tin phải chính xác và đầy đủ
Điều đầu tiên khi làm biên bản bàn giao hàng hóa là chúng ta phải kê khai và cung cấp thông tin một cách đầy đủ và chính xác.
- Thứ nhất, hãy kê khai các thông tin cá nhân như họ tên, địa điểm, số điện thoại của giao bên và bên nhận để thuận tiện cho việc liên hệ.
- Thứ hai phải cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hóa thật rõ ràng như kê khai loại hàng hóa, đơn giá, số lượng, thời gian bàn giao đã cam kết,…
Nếu trong trường hợp tài sản có giá trị thì cần phải được ước tính kỹ lượng. Nêu rõ quyền hạn và số lượng cũng như các điều kiện kèm theo để bảo quản hàng hóa thật chi tiết và cụ thể.
4.2 Phải thực hiện đồng thời với hợp đồng vận chuyển hay hợp đồng thương mại
Khi tiến hành việc ký kết hợp đồng thương mại, hợp đồng mua bán, hợp đồng vận chuyển thì nên soạn thảo biên bản giao nhận song song để đảm bảo các điều kiện về khoản giao nhận. Việc này giúp hai bên nắm rõ được tình hình giao nhận các sản phẩm, hàng hóa, tài sản một cách chính xác nhất.
Nếu bạn để tận đến cuối tháng mới bắt đầu soạn thảo biên bản giao nhận hàng hóa, hoặc soạn thảo sau khi việc giao nhận đã hoàn tất từ lâu, thì nếu xảy ra các vấn đề sai sót sẽ không thể truy lại được trách nhiệm và nguyên nhân.
4.3 Biên bản phải có chữ ký “sống”
Để một biên bản giao nhận hàng hóa có giá trị về mặt pháp lý thì phải có chữ ký của hai bên giao hàng và bên nhận hàng. Chữ ký sống được hiểu là chữ ký mang tính chất biểu tượng thể hiện sự đồng tình và chấp thuận của bên giao hàng và bên nhận hàng. Không phải là scan hay photo. Vì vậy ở phần cuối cùng của một mẫu biên bản giao nhận hàng hóa phải có đầy đủ chữ ký của các bên. Nếu tư cách pháp nhân là công ty thì cần có đóng dấu.
4.4 Tham khảo các mẫu biên bản hàng hóa trước khi soạn thảo
Biên bản giao nhận hàng hóa không có một quy chế, quy định nào cụ thể hay mẫu chuẩn. Bởi tùy ngành hàng, tùy thỏa thuận của các bên mà các điều khoản sẽ được điều chỉnh cho phù hợp. Do đó, bạn có thể linh động được tùy chỉnh, bổ sung trong quá trình soạn thảo mẫu biên bản hàng hóa. Miễn sau không trái lại với quy định pháp luật.
=> Xem thêm:
Mẫu hợp đồng vận chuyển hàng hoá mới nhất chuẩn 2020
Mẫu hợp đồng thuê nhà
Trên đây là toàn bộ thông tin, đính kèm mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mà 247Express đã tập hợp cho bạn. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa sẽ giúp bạn sẽ thuận lợi hơn trong quá trình làm việc với khách hàng. Nếu xảy ra các vấn đề khó khăn và rắc rối trong quá trình giao nhận hàng hóa, thì đây sẽ là cơ sở pháp lý đảm bảo quyền lợi cho bạn.
