Kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng bạn nên biết

Mỗi khi chuyển văn phòng làm việc, chúng tôi nghĩ bạn sẽ có rất nhiều điều cần lo lắng. Đó là về thủ tục với nơi cũ, tìm kiếm nơi mới, các công việc quá trình chuyển dọn,…

Trong bài viết này, 247Express sẽ cung cấp cho bạn những kinh nghiệm chuyển văn phòng khá quan trọng. Theo đó quá trình chuyển dọn, bạn sẽ tiết kiệm được chi phí và mọi việc diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn.

Kinh Nghiệp Chuyển Văn Phòng – Tìm Văn Phòng Mới

Văn phòng là bộ mặt công ty, nơi giao dịch với khách hàng. Có thể nói đóng góp vào vai trò quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp. Vì thế kinh nghiệm chuyển văn phòng cần đặc biệt lưu ý trong khâu tìm địa điểm mới. Dưới đây là một số tiêu chí để bạn xác định nhu cầu của mình cũng như chọn được văn phòng có đặc điểm phù hợp nhu cầu của bạn:

• Mục đích thuê văn phòng mới đó là gì? Để mở rộng hay thu hẹp không gian làm việc? kế hoạch kinh doanh của công ty trong hiện tại và tương lai có tác động đến yêu cầu tìm kiếm văn phòng mới hay không?
• Lên sơ đồ vị trí cho nhân viên, phòng ban tại nơi văn phòng mới
• Chuyển văn phòng mới cầu lưu ý về các yếu tố: Giao thông, chỗ đậu xe, đưa vào sử dụng ngay hay phải thiết kế lại, hệ thống điện nước, an toàn cháy nổ, thang máy,…để sắp xếp thời gian lên kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể.

• Ngân sách: Chi phí thuê văn phòng mới hàng tháng là bao nhiêu? Chi phí dành để thuê dịch vụ chuyển văn phòng là bao nhiêu?
• Các vấn đề khác: Phong thủy, quán xá, dịch vụ ở xung quanh,…
• Thời gian: Thời gian chấm dứt hợp đồng với nơi cũ, ngày tốt chuyển văn phòng làm việc, thời gian văn phòng mới chuẩn bị sẵn sàng,…
• Khi đã thuê được nơi ưng ý, cần tiến hành thiết kế hoặc nâng cấp, sơn sửa, dọn dẹp lại trước khi chuyển văn phòng tới.
• Tìm hiểu kỹ một vài địa điểm, so sánh về giá và các vấn đề xung quanh để chọn thuê văn phòng phù hợp nhất.
• Việc tìm kiếm văn phòng mới nên được tiến hàng trước thời gian chuyển văn phòng tối thiểu là 2 tháng. Và chốt địa điểm cuối cùng  trước 1 tháng. Để có đủ thời gian cho việc chuẩn bị chuyển dọn và các thủ tục liên quan khác.

Kinh Nghiệm Chuyển Văn Phòng Công Ty – Các Bước Cụ Thể

Một tháng trước ngày chuyển dọn

• Chọn ngày tốt chuyển văn phòng là kinh nghiệm quan trọng. Nhưng nên ưu tiên chọn thời gian nào ít ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp nhất. Vì chắc chắn khi nơi làm việc thay đổi, thì các giao dịch sẽ bị gián đoạn, nhân viên của bạn cũng khó có thể tập trung làm việc với khách hàng. Thời điểm lý tưởng nên là cuối tuần hoặc vào các tháng ít khách giao dịch (trước hoặc sau Tết nguyên đán, ngày Hoàng Đạo của tháng 7 âm lịch,…)
• Bạn nên thanh lý bàn ghế ,đồ đạc không còn sử dụng nữa để giảm tải công việc chuyển dọn, tiết kiệm chi phí chuyển văn phòng và tạo nguồn thu cho công ty.
• Trong quá trình giao dịch với khách hàng, cần thông báo về việc chuẩn bị chuyển văn phòng công ty đến khách hàng không bị bất ngờ.
• Lên danh sách các đồ đạc cần chuyển dọn, số lượng nhân viên, các line điện thoại hiện có để bố trí lại tại văn phòng mới.
• Thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng công ty như khai báo thuế, đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế, nộp hồ sơ phòng đăng ký kinh doanh…
• Tiến hành bàn giao, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ, hợp đồng internet, dịch vụ điện, nước, wifi, giao thư,…
• Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng của 247Express, bạn cần phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban. Thông thường mỗi phòng nên có một người đứng ra chịu trách nhiệm tổng quan để dễ sắp xếp và quản lý hơn.

Một – hai tuần trước ngày chuyển dọn

• Thông báo sự thay đổi địa chỉ văn phòng công khai đến khách hàng bằng email,  website, điện thoại, trên các mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram,…
• Lần lượt thay đổi địa chỉ trên các giấy tờ, hợp đồng, công văn, card visit, trên website và bất kì thông tin nào liên quan tới địa chỉ của công ty
• Kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng: Thời gian 1 tuần trước ngày chuyển dọn cần liên hệ xin phép tòa nhà ở cả nơi đến lẫn nơi đi để được sử dụng thang máy, ra vào tầng hầm.
• Yêu cầu nhân viên đóng gói các loại đồ đạc cá nhân. Đóng gói các loại hồ sơ giấy tờ quan trọng và các đồ đạc, dụng cụ khác gọn gàng. Đồng thời ghi chú cụ thể để không bị nhầm lẫn.

Trong ngày chuyển dọn

• Cần 4 vị trí quan trọng: Người này sẽ chịu trách nhiệm làm việc với đơn vị chuyển dọn và giải quyết các vấn đề phát sinh, báo cáo cho ban lãnh đạo công ty kịp thời. Một người giám sát tổng thể. Bên cạnh đó, cần phân công 2 người giám sát ở hai đầu: Văn phòng cũ và văn phòng mới. Và cuối cùng, một người áp tải (đi theo xe tải chuyển văn phòng) nhằm đảm bảo không có sự mất mát đồ đạc và mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
• Doanh nghiệp của bạn nên có trách nhiệm vệ sinh văn phòng cũ sau đi dọn văn phòng đi. Trả lại hiện trạng tốt nhất cho đơn vị chủ quản. Đó là việc mà một công ty chuyên nghiệp nên làm.
• Trong trường hợp xảy ra bất kỳ sự cố gì, bạn cần báo ngay cho người quản lý. Nếu đồ hư hỏng hoặc mất mát, hai bên phải ký biên bản xác nhận để sau này có căn cứ giải quyết.
• Việc chuyển dọn nên được tiến hành theo thứ tự từng phòng ban. Hết phòng này sẽ chuyển phòng khác để không bị lẫn lộn đồ đạc.

Một Vài Kinh Nghiệm Chuyển Văn Phòng Làm Việc Cần Lưu Ý

Ngoài những việc cần làm trên, có một vài kinh nghiệm chuyển văn phòng khác bạn nên tham khảo để loại bỏ mọi rắc rối có thể xảy ra như:

• Để đảm bảo không bỏ sót bất cứ việc nào chuyển văn phòng, bạn nên biết cách lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết.
• Tìm kiếm đơn vị chuyển văn phòng trọn gói  uy tín có giá cả hợp lý và kinh nghiệm.
• Chia đều nhiệm vụ cho các bộ phận, hoặc một số người chịu trách nhiệm để giảm tải gánh nặng.
• Nếu bạn tin tưởng vấn đề phong thủy, nên làm lễ nhập trạch văn phòng công ty để cầu mong sự thịnh vượng, thuận buồm xuôi gió, kinh doanh suôn sẻ.
• Cân đối ngân sách cho quá trình chuyển văn phòng công ty, hỏi kỹ về các khoản phí để tránh trường hợp phát sinh

Hy vọng rằng với những kinh nghiệm chuyển cơ quan, chuyển văn phòng làm việc trên sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho việc chuyển nơi làm việc. Chúc công ty của bạn đại cát, đại lợi khi chuyển tới văn phòng mới!