Xem nhanh
Chuyển văn phòng không chỉ đơn thuần là việc tìm địa điểm mới rồi dọn máy móc, đồ đạc qua là xong. Song song với đó bạn cần hoàn thành một số thủ tục pháp lý, có như vậy bạn mới đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty và tuân thủ đúng quy định pháp luật của Nhà nước.
Thủ tục chuyển văn phòng công ty cần những hồ sơ gì? và gồm những bước nào? Công ty 247Express sẽ hướng dẫn bạn cụ thể trong bài viết sau:
Các Bước Làm Thủ Tục Chuyển Văn Phòng Công Ty
Bước 1. Nộp hồ sơ khai báo đến cơ quan thuế
Khi thay đổi địa chỉ kinh doanh, điều đầu tiên bạn cần tiến hành khai báo với cơ quan thuế hiện đang quản lý công ty của bạn.
Về hồ sơ, thông tư 80/2012/TT-BTC quy định hồ sơ chủ yếu gồm Tờ khai theo mẫu 08-ĐK-TCT, điền đầy thủ thông tin về việc thay đổi địa chỉ. Nhưng thông thường các Chi cục thuế thường yêu cầu doanh nghiệp nộp những bộ hồ sơ gồm đầy đủ như sau:
- Biên bản họp về việc chuyển trụ sở.
- Thông báo về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh
- Bản sao giấy đăng kí kinh doanh hiện tại của công ty
- Tờ khai điều chỉnh đăng ký thuế theo mẫu 08-ĐK-TCT
- Tùy cơ quan có thể yêu cầu giấy giới thiệu cho người đi nộp
- Quyết định thay đổi địa chỉ kinh doanh của công ty
- Bản báo cáo về việc sử dụng hóa đơn tại cơ quan thuế
Bước 2. Nhận kết quả từ cơ quan thuế
- Khoảng 8 ngày sau khi nộp hồ sơ, bạn sẽ nhận lại được kết quả trả về của cơ quan thuế (theo mẫu 09-MST).
- Kết quả sẽ thông báo về tình trạng kê khai, đóng thuế của doanh nghiệp. Lúc này doanh nghiệp của bạn cần bổ sung thêm kê khai cần thiết và hoàn thành mọi nghĩa vụ đóng thuế.
Bước 3. Nộp hồ sơ đến văn phòng đăng ký kinh doanh về việc thay đổi địa chỉ công ty
Bước tiếp theo cực kỳ quan trọng khi chuyển văn phòng công ty đó là bạn phải chuyển đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký kinh doanh.
Bộ hồ sơ bao gồm:
- Biên bản họp về việc chuyển trụ sở
- Bản sao của giấy phép đăng ký kinh doanh cũ
- Thông báo về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh, thông tin đăng ký thuế
- Quyết định thay đổi địa chỉ kinh doanh của công ty
- Mẫu 09-MST do cơ quan thuế trả về trước đó
- Các giấy tờ về địa điểm kinh doanh mới chứng minh các điều kiện sử dụng (hợp đồng mua/thuê)
- Giấy ủy quyền người đi nộp hồ
Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn đến phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch & Đầu tư quận, huyện nơi bạn đăng ký lúc đầu của công ty để được chỉnh sửa thông tin.
Bước 4. Đăng ký lại thông tin công ty với cơ quan thuế tại nơi chuyển đến (nếu khác tỉnh/thành phố)
Trong thời gian 10 ngày từ khi công ty bạn được cấp đổi giấy phép kinh doanh dựa trên địa điểm mới, doanh nghiệp cần đến cơ quan thuế tại địa phương mới để đăng ký lại thông tin. Hồ sơ gồm:
- Tờ khai 09-MST
- Bản sao chứng thực giấy đăng ký kinh doanh mới.
Bước này chỉ dành cho doanh nghiệp chuyển văn phòng giữa các tỉnh, thành phố. Nếu chỉ thực hiện chuyển trụ sở trong nội bộ quận, huyện của tỉnh, thành phố thì có thể bỏ qua.
Bước 5. Xin cấp đổi lại con dấu
Thông thường con dấu sẽ có thông tin về địa chỉ doanh nghiệp. Vì thế khi chuyển văn phòng, địa chỉ này cũng thay đổi nên bạn cần tiến hành đăng ký để thay đổi lại con dấu.
- Chuyển cùng quận, huyện: Có thể không cần khắc dấu lại.
- Chuyển khác quận, huyện trong cùng 1 địa phương: nộp hồ sơ đến công an nơi cấp dấu cũ để có thể thay đổi.
- Chuyển khác tỉnh, thành phố: Làm thủ tục trả dấu tại công an nơi đã cấp dấu cũ cho bạn, đồng thời bạn nộp hồ sơ xin cấp dấu tại cơ quan công an địa phương mới. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Giấy tờ liên quan chứng nhận việc đăng ký mẫu dấu (cũ)
- Bản sao của giấy phép đăng ký kinh doanh mới đã đổi địa chỉ
- Giấy giới thiệu nhận con dấu
Một Vài Lưu Ý Khác Trong Thủ Tục Chuyển Văn Phòng Công Ty
- Thủ tục hành chính về chuyển văn phòng công ty khá phức tạp và cần nhiều loại giấy tờ, vì thế doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ và cẩn thận. Tránh trường hợp thiếu sót phải mất thêm thời gian bổ sung, sửa đổi làm đình trệ hoạt động công ty.
- Khi chuyển văn phòng làm việc, cần đăng các bản tin thông báo về sự thay đổi trên website, gửi văn bản, fax hoặc email cho các đối tác, khách hàng quan trọng, nêu cụ thể ngày bắt đầu hoạt động lại tại văn phòng mới. Tham khảo ngay Mẫu thông báo chuyển văn phòng công ty
- Để việc chuyển địa điểm cơ quan làm việc được diễn ra suôn sẻ hơn, đừng quên tìm hiểu Cách lập kế hoạch chuyển văn phòng khoa học. Đảm bảo không có bất kỳ sơ sót nào xảy ra trong quá trình chuyển dọn văn phòng
- Bên cạnh thủ tục hành chính cũng cần lưu ý một số phong tục về phong thủy khi chuyển văn phòng để mọi chuyện gặp nhiều may mắn và được suôn sẻ. Ví dụ: Xem ngày tốt chuyển văn phòng, chuẩn bị bài văn khấn chuyển văn phòng, làm lễ cúng nhập trạch chuyển văn phòng mới, …
Mong rằng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn đầy đủ những thông tin cần thiết. Chúc công ty của bạn hoàn thành thủ tục chuyển văn phòng công ty một cách thuận lợi, từ đó toàn thể lãnh đạo và nhân viên có thể an tâm làm việc tốt và bắt lại nhịp độ công việc tại trụ sở mới!
