Cách lập kế hoạch chuyển văn phòng khoa học và chi tiết

Có thể nói bản kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết, khoa học chính là điều bạn cần dành thời gian để làm đầu tiên ngay khi nhận quyết định về việc di dời nơi làm việc. Dựa vào danh sách công việc phải làm cùng với timeline đưa ra, bạn sẽ sắp xếp được tất cả các công việc chuyển văn phòng việc nào cần làm trước, việc gì làm sau, cần chuẩn bị những gì,…

Nghe đơn giản nhưng thực tế khi lập kế hoạch để chuyển văn phòng sẽ có rất nhiều điều phải làm, bao gồm những việc những việc rất quan trọng đến những việc vụn vặt không tên. Lên danh sách việc cần làm khi chuyển văn phòng sẽ giúp bạn kiểm soát được tổng thể. Kế hoạch di dời càng chi tiết, rõ ràng càng giúp cho việc chuyển nơi làm việc không làm thất thoát đồ đạc và được diễn ra suôn sẻ, còn giúp tiết kiệm thêm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Cùng tham khảo gợi ý của 247Express khi lên kế hoạch di chuyển cơ quan!

Ngay Khi Có Quyết Định Chuyển Văn Phòng

• Thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng công ty: Khi đã chọn được địa chỉ văn phòng mới, bạn cần tiến hành những thủ tục hành chính như khai báo, đăng ký lại với phòng đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, làm lại con dấu…Thường bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có kinh nghiệm sẽ đảm nhiệm việc này.
• Lựa chọn, tìm kiếm văn phòng mới phù hợp: Con số văn phòng cho thuê tại nước ta, đặc biệt ở Hà Nội và Sài Gòn là vô cùng lớn. Tuy nhiên để tìm được văn phòng cho thuê phù hợp với yêu cầu chủ doanh nghiệp đặt ra và ngân sách là không hề dễ. Giá cả ngày càng đắt đỏ, vậy nên bạn cần cân đối ngân sách và có một đội nhóm chuyên làm nhiệm vụ săn tìm khảo sát văn phòng, thương lượng về giá cả, …để chọn được nơi tối ưu nhất. Việc này đôi khi kéo dài hàng tháng.

Lập Kế Hoạch 1 Tháng Trước Khi Chuyển Văn Phòng

• Chọn ngày chuyển văn phòng: Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng của 247Express, bạn nên ưu tiên vận chuyển văn phòng vào những ngày cuối tuần hoặc ngày lễ, ngày nghỉ để hạn chế việc gián đoạn công việc. Nếu doanh nghiệp của bạn muốn chuyển văn phòng phù hợp với phong thủy, có thể tham khảo thêm Danh sách ngày tốt chuyển văn phòng. Ngoài ra, chuyển văn phòng theo từng phòng ban, chia thành nhiều đợt cũng là thường là giải pháp của nhiều doanh nghiệp hiện nay.
• Thông báo ngừng/chuyển đổi các dịch vụ: Hãy liên hệ với các công ty đang cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp của bạn để thông báo về kế hoạch di chuyển văn phòng để ngừng hợp đồng hay chuyển địa chỉ sử dụng? Ví dụ: như mạng điện thoại, điện, nước, wifi, giao thư,…
• Điều chỉnh thông tin địa chỉ: Địa chỉ văn phòng gắn liền với nhiều thông tin quan trọng khác, vì thế bạn cần lựa chọn thời gian thay đổi phù hợp hoặc cập nhật ngay: Địa chỉ hiển thị trên website hoặc chính sửa các bài viết, đặt sửa hoặc làm lại bảng hiệu, sửa thông tin trên các file mềm của văn bản – hợp đồng hiện có, in lại card visit của các nhân viên, chân chữ ký email,…
• Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Việc cực kỳ quan trọng khi lập kế hoạch di chuyển văn phòng đó là phân công nhiệm vụ để tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm, thiếu sót. Do đó, trước tiên cần cử một người chịu trách nhiệm toàn bộ cho toàn bộ quá trình chuyển dọn văn phòng. Sau đó người này sẽ dựa theo các mục cần làm được nêu dưới đây để phân công từng nhiệm vụ cụ thể cho từng nhóm, từng bộ phận hoặc từng cá nhân, đồng thời giám sát nhằm đảm bảo mọi việc được tiến hành đúng tiến độ.

• Lập danh sách các đồ cần chuyển dọn, thanh lý (check list): Danh sách càng chi tiết thì sẽ bạn sẽ hạn chế được các nguy cơ thất lạc, mất mát hay bỏ sót. Việc này nên giao cho từng phòng ban tự liệt kê. Các đồ có giá trị lớn hay đồ dùng văn phòng chung nên do người quản lý lập danh sách. Người này sẽ là người tổng hợp lại danh sách đồ đạc chuyển đi cuối cùng, trình lãnh đạo xem xét những đồ đạc nào cần thanh lý để giảm tải khối lượng vận chuyển.
• Thông báo về việc chuyển văn phòng: Khách hàng của bạn cũng cần biết thông tin thay đổi địa điểm giao dịch từ sớm để có những dự tính phù hợp. Bạn có thể thông báo trong quá trình làm việc, đăng trên website, fanpage facebook, gửi email, gọi điện thoại hoặc gửi tin nhắn,… Khâu này bạn không nên lơ là nếu không muốn đánh mất những khách hàng quan trọng.
• Lên sơ đồ thiết kế, lắp đặt tại văn phòng mới: Căn cứ vào diện tích cũng như thiết kế tại văn phòng mới và những đồ đạc cần chuyển dọn, bạn bắt đầu lên sơ đồ tổng quan và cho từng phòng ban. Ví dụ phòng tổng đài kinh doanh thường ồn ào nên chọn ở nơi tách biệt so với phòng Kế toán, IT,…Sơ đồ cũng cần thể hiện rõ vị trí ngồi của các thành viên, chỗ để tủ, bàn ghế, máy móc để nhân viên chuyển dọn có thể lắp đặt chính xác ngay từ đầu, không phải mất thời gian chuyển dời nhiều lần.
• Lựa chọn và liên hệ dịch vụ chuyển dọn uy tín: Chuyển văn phòng là một việc quan trọng, việc lớn. Vì thế bạn cần tìm kiếm công ty chuyển dọn có thương hiệu, kinh nghiệm lâu năm cùng với quy trình, chính sách chuyên nghiệp. Tốt nhất tìm khoảng ít nhất 3 đơn vị và lựa chọn, so sánh. Đối với công trình chuyển văn phòng càng lớn thì càng cần được khảo sát báo giá, kỹ lưỡng, thậm chí đấu thầu.
• Thanh lý đồ cũ: là bước rất quan trọng trong kế hoạch di chuyển văn phòng. Với các đồ đạc không còn dùng đến, hãy tiến hành thanh lý như máy móc hư, bàn ghế,….Nhiều doanh nghiệp còn quyết định bán thiết bị lâu năm, các đồ nội thất (dù còn dùng tốt) để mua mới hoàn toàn. Điều này vừa giúp tiết kiệm chi phí chuyển dọn, đỡ mất thời gian và công sức đồng thời thay đổi diện mạo, tạo sức sống mới của cơ quan tại nơi vừa chuyển tới.

Tham khảo ngay: Cách biết được dịch vụ chuyển dọn có tốt hay không?

Khi đã chọn được công ty ưng ý, hai bên tiến hành thảo luận và đưa ra phương án di chuyển trụ sở tối ưu, lên danh sách cụ thể các công việc cần làm khi chuyển văn phòng.

Lập Kế Hoạch 1 Tuần Trước Khi Chuyển Văn Phòng

• Lên list mua thêm thiết bị cần thiết tại văn phòng mới: Những đồ nội thất lớn, máy móc với số lượng nhiều không thể muốn mua là có ngay được. Cần có thời gian trình duyệt, khảo sát giá, đặt mua, chờ giao hàng…Vậy việc này nên được tiến hành một tuần trước ngày chuyển hoặc có thể sớm hơn. Địa chỉ giao hàng chắc chắn là văn phòng mới của bạn!
• Sử dụng dịch vụ lưu trữ: Trường hợp trục trặc về thời gian bàn giao văn phòng vũ và mới, bạn có thể “chữa cháy” bằng cách thuê dịch vụ lưu trữ để chứa tạm trong thời gian chờ đợi. Bạn nên ưu tiên sử dụng dịch vụ chuyển dọn có đi kèm với lưu trữ đồ đạc, vì sử dụng các dịch vụ của nhiều đơn vị nhỏ lẻ dễ làm thất lạc đồ của bạn.
• Chuẩn bị sẵn sàng cho ngày chuyển văn phòng: Nếu công ty là một căn nhà mặt tiền, hãy tìm chỗ đậu xe tải gần văn phòng bạn nhất có thể.
• Đóng gói đồ đạc: Nếu công ty của bạn thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì họ nhận nhiệm vụ đóng gói (các đồ đạc lớn, máy móc,…). Tuy nhiên, chúng tôi khuyến khích mỗi nhân viên của công ty nên tự đóng gói giấy tờ, đồ đạc cá nhân của mình. Ghi chú tên lên mỗi thùng đồ này nhằm tránh nhầm lẫn. Hồ sơ của công ty cũng nên do nhân viên tự đóng gói vì chỉ họ mới hiểu rõ nhất mức độ cần thiết cũng như sự liên quan của các hồ sơ này, giúp quá trình sắp xếp tại văn phòng mới diễn ra thuận lợi hơn.
• Chuẩn bị văn phòng mới sẵn sàng: Một ngày trước thời điểm chuyển dọn. Bạn hãy chắc chắn rằng văn phòng mới sạch sẽ, không còn bụi bẩn hay sơn vôi còn lấm lem sẵn sàng để chuyển dọn vào.
• Chốt thời gian chính xác: Có thể trước đó doanh nghiệp của bạn và công ty chuyển dọn đã thống nhất thời gian di dời. Tuy nhiên không loại trừ khả năng có những thay đổi trong thời gian chờ. Vậy nên hãy chốt lại ngày, giờ cụ thể thêm một lần nữa nhằm đảm bảo thống nhất!

Còn nếu văn phòng của bạn nằm trong các tòa nhà cao ốc, thì có nhiều việc phải làm hơn như: (đối với cả nơi chuyển đi và chuyển đến):

• Xin phép sử dụng thang máy.
• Xin phép cho nhân viên chuyển dọn ra vào tòa nhà.
• Xin dùng hầm tòa nhà, nếu xe tải không thể vào hầm buộc phải tìm nơi đậu xe khác phù hợp.

Kinh Nghiệm Trong Ngày Chuyển Văn Phòng

• Lễ cúng chuyển văn phòng: Nhiều người lãnh đạo có hiểu biết về phong thủy trong kinh doanh. Vì vậy, lễ cúng khi chuyển văn phòng rất được chú trọng. Nếu bạn quan tâm có thể tham khảo các lễ vật cúng chuyển văn phòng theo phong thủy.
• Kiểm kê đồ đạc: Sau khi chuyển dọn, người chịu trách nhiệm chuyển văn phòng công ty sẽ dựa vào bảng check list ban đầu để kiểm tra lại tất cả đồ đạc. Đặc biệt lưu ý hệ thống máy tính, máy lạnh đảm bảo vận hành tốt. Nếu bạn vận chuyển văn phòng thành nhiều đợt cần có biên bản kiểm kê vào cuối đợt và ký tên xác nhận khi vận chuyển xong đợt đó. Ngay khi phát hiện thiếu sót hoặc hư hại, cần báo lại ngay với dịch vụ chuyển dọn để có cách giải quyết kịp thời.
• Giám sát khi chuyển văn phòng: Đồ đạc văn phòng thường có giá trị và rất nhiều. Vậy nên, công ty nên cử người đại diện giám sát toàn bộ quá trình chuyển dọn (ở văn phòng cũ và mới). Trường hợp phải chuyển văn phòng bằng nhiều chuyến xe, bạn cũng có thể cử thêm người đi theo áp tải (đi theo xe tải chở đồ) để an tâm hơn.
• Thứ tự ưu tiên: Lời khuyên là bạn hãy ưu tiên sắp xếp các thiết bị lớn và lắp ráp máy móc, mạng internet, hệ thống máy tính trước. Sau đó mới là đồ cá nhân nhỏ lẻ. Đảm bảo nhân viên có thể quay lại công việc nhanh chóng ngay khi chuyển văn phòng.
• Bàn giao văn phòng cũ: Trước khi bàn giao lại văn phòng cũ, công ty cần cử một đội dọn dẹp gọn gàng, sạch sẽ.

Nếu lên kế hoạch di dời văn phòng kỹ lưỡng, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm được nhiều khoản chi không đáng có, đồng thời rút ngắn thời gian chuyển dọn để đảm bảo tiến độ công việc.

Hãy tham khảo mẫu kế hoạch di dời ở trên và chọn ra các bước phù hợp với đơn vị của bạn. Chúc quá trình chuyển dọn diễn ra thuận lợi, suốn sẻ và chúc doanh nghiệp của bạn làm ăn ngày càng tấn tới tại cơ quan mới!